Proses globalisasi yang demikian cepat, memaksa kita untuk selalu siap mengantisipasi hambatan dalam perdagangan dan Jasa –baik tariff barrier maupun non tariff barrier, agar selalu berlanjut hidup; persaingan usaha menuntut kita memenuhi target minimal dunia; kita harus siap berkompetisi dalam ragam jasa/produk, mutu, ketepatan waktu serta pelayanan yang akan dinikmati oleh pelanggan. Kita harus menempatkan ISO 9001:2008 sebagai instrumen ampuh untuk memenangkan kompetisi. Sertifikat ISO 9001:2008 sistem manajemen kualitas merupakan “paspor global” sekaligus “visa” dunia untuk memasuki masa globalisasi tersebut atau dengan kata lain merupakan pintu gerbang memasuki perdagangan internasional dan jaminan untuk kepuasan pelayanan kepada customer dan pemangku kepentingan lainnya.
Penerapan ISO 9001:2008 merupakan suatu pilihan yang tepat, karena perusahaan akan memiliki suatu System Manajemen yang diakui secara Internasional, sehingga diharapkan kinerja perusahaan akan meningkat dengan diterapkannya Sistem Manajemen ini, karena dari situ akan terlihat keperdulian Managemen perusahaan terhadap persyaratan dan kepuasan para pemangku kepentingan (stakeholders) dalam manajemen kualitas akan semakin nyata.
Manfaat adanya Sertifikasi ISO 9001
Program ini kami rancang untuk secara berkesinambungan meningkatkan system manajemen mutu dari pekerjaan dan mengurangi atau menghilangkan semua kesalahan atau kegagalan yang dapat mengakibatkan munculnya potensi ketidakpuasan pelanggan dalam setiap aktifitas kerja di seluruh bagian perusahaan atau organisasi.
Selain itu keuntungan yang didapatkan antara lain :
- Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya
- Mengurangi kesalahan dalam bekerja
- Mengurangi biaya operasional
- Meningkatkan motivasi dan komitmen dari pegawai
- Meningkatkan keuntungan dan kemampuan untuk bersaing
- Meningkatkan nilai lebih perusahaan atau organisasi
- Menambah / meningkatkan image perusahaan
Ruang Lingkup
Pelatihan, Konsultasi dan Implementasi serta sertifikasi ISO 9001:2008
Hasil Laporan :
- Panduan Sistem Manajemen Mutu.
- Prosedur Sistem Manajemen Mutu.
- Instruksi Kerja Standard
- Sertifikat ISO 9001:2008
Pelaksanaan
Berdasarkan tahapan pelaksanaan di atas metodologi pelaksanaan pekerjaan yang akan dilaksanakan adalah :
Tahap 1 : PERSIAPAN
Pada tahap ini konsultan akan memberikan bantuan teknis dalam menetapkan tim pelaksana dan Management Representative (MR) yang akan melaksanakan penerapan ISO 9001:2008 di Perusahaan
Selanjutnya konsultan akan melakukan kajian gap analysis terhadap sistem yang sedang dilaksanakan dan dokumen – dokumen apa saja yang ada disesuaikan dengan persyaratan ISO 9001:2008 sehingga dapat dijadikan landasan melaksanakan tahapan – tahapan berikutnya dalam memperbaiki dan meningkatkan sistem yang ada sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2008.
Rincian aktifitas adalah sebagai berikut :
- Melakukan Gap analysis
- Menyiapkan bahan pelatihan sesuai dengan kondisi perusahaan
- Memberikan pelatihan dan workshop untuk memberikan pemahaman bagi team ISO 9001:2008.
Pada akhir tahap ini, team Perusahaan akan mampu :
- Melakukan identifikasi persyaratan terhadap pelanggan (customer) dan melakukan identifikasi sumber bahaya ditempat kerja serta peraturan perundang-undangan yang berlaku
- Memahami sasaran mutu.
- Membuat program jangka panjang & jangka pendek serta pencapaian sasaran dan strategy nya sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2008
- Melakukan analisa data dan tindakan koreksi dan pencegahan dan evaluasinya
Pelatihan
Pelatihan ISO 9001:2008 ini ditujukan untuk memberikan kesadaran pemahaman persyaratan kepada Manajemen dan Tim Pelaksana.
Pelatihan Pemahaman
Bahan Pelatihan mencakup :
- Pengertian berbagai istilah yang digunakan dalam ISO 9001:2008. Pengertian system inspeksi dan pengukuran dan monitoring proses.
- Penjelasan prinsip manajemen lingkungan dan kesehatan & keselamatan kerja
- Penggambaran diagram proses dan interaksinya
- Pengertian klausul – klausul yang ada dalam ISO 9001:2008.
- Cara dan metode dalam mendokumentasikan sistem manajemen terintegrasi ISO 9001:2008.
- Cara dan metode penulisan Manual manajemen lingkungan dan kesehatan & keselamatan kerja yang dipersyaratkan ISO 9001:2008
- Metode pengendalian dokumen sistem manajemen seperti yang dipersyaratkan ISO 9001:2008
Tahap 2 : Dokumentasi
Pada tahap ini konsultan akan memberikan bantuan teknis dalam pembuatan dan pengembangan Struktur Organisasi, Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Manual Mutu, Prosedur – prosedur Mutu dan Instruksi Kerja yang diperlukan sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2008 dan proses bisnis di Perusahaan.
Konsultan akan membantu dalam pembuatan dan pengembangannya untuk memudahkan dan dapat dilaksanakan dalam waktu yang relatif singkat.
Rincian aktifitas adalah :
- Mengidenfikasi kebutuhan dokumentasi system
- Membuat kebijakan sesuai persyaratan
- Mengidentifikasi pemantauan dan pengukuran
Pada akhir tahap ini, PERUSAHAAN akan memiliki :
- Manual/Pedoman ISO 9001:2008 secara terintegrasi
- Prosedur dan Instruksi Kerja sesuai kebutuhan
- Form dan cheksheet sesuai kebutuhan
Tahap 3 : PENERAPAN DAN PENGUKURAN
Penerapan
Pada tahap ini Perusahaan, akan melaksanakan penerapan Sistim Manajemen ISO 9001:2008 seperti yang diuraikan dalam dokumen yang telah dibuat. Metode dalam pelaksanaannya adalah setelah dokumen sistem selesai dibuat, akan disosialisasikan dan diterapkan, sehingga dapat terlihat apakah semua dokumen yang disiapkan dapat berjalan dengan baik. Konsultan akan melakukan peninjauan secara paralel pada saat dokumentasi berjalan dibuat dan saat melakukan internal audit.
- Audit Mutu Internal
Ada 3 tahap yang akan dilakukan pada tahap ini, yaitu :
- Pelatihan Audit Internal
Pelatihan ini ditujukan kepada Tim Audit Internal Perusahaan yang merupakan personil yang telah dilatih mengenai ISO 9001:2008 untuk dapat memberikan :
- Penjelasan audit internal
- Cara dan metode melakukan audit internal
- Pendelegasian tugas dan tanggung jawab koordinator tim audit, lead auditor dan auditor.
- Cara menyusun jadwal audit, rencana audit dan pembuatan checklist audit. Cara melakukan pelaporan audit internal.
- Simulasi pelaksanaan audit internal.
Pelaksanaan Audit Internal
Sebelum melakukan Audit Internal dipastikan bahwa seluruh dokumen sistem telah dibuat dan diterapkan. Pelaksanaan Audit Internal dilakukan berdasarkan jadwal dan rencana audit yang dibuat sebelumnya.
- Review Hasil Pelaksanaan Audit Mutu Internal
Setelah selesai melaksanakan Audit Internal, konsultan bersama-sama dengan Tim Audit Internal dan Management Representative (MR) akan melakukan kajian terhadap hasil temuan audit.
Tinjauan Manajemen
Pada tahap ini Konsultan akan melakukan bantuan teknis untuk memastikan pelaksanaan sistem manajemen mutu berjalan dengan efektif. Hal-hal yang menjadi masukan dalam pelaksanaan tinjauan manajemen ini adalah :
- Hasil audit
- Feedback dari pelanggan
- Kinerja dari proses-proses dan produk
- Status tindakan koreksi dan pencegahan beserta tindak lanjutnya
- Perubahan-perubahan terencana yang dapat berakibat pada masalah mutu manajemen sistim terhadap jasa pelayanan
- Rekomendasi untuk perbaikan
Dalam pelaksanaan Tinjauan Manajemen ini harus diputuskan perbaikan terhadap efektifitasnya pelaksanaan Sistem Manajemen ISO 9001:2008, serta proses-prosesnya, perbaikan dari layanan jasa yang diberikan kepada pelanggan serta kebutuhan sumber daya yang diperlukan.
Rincian aktifitas dalam tahap ini adalah sbb. :
- Memberikan Pelatihan Internal Audit untuk memberikan bekal kepada team ISO untuk melakukan penilaian terhadap performance system manajemennya.
- Membantu pelaksanaan Internal Audit.
- Melaksanakan Quality Assurance Audit untuk memastikan kesiapan menghadapi Badan Sertifikasi.
- Membantu pembuatan Preventif dan Corrective Action.
- Membantu penyiapan bahan pelatihan untuk karyawan baru dan mutasi.
Pada akhir tahap ini, diharapkan Perusahaan.
- Telah memahami aplikasi berbagai dokumen terkait, dan memilik draft untuk pelatihan karyawan baru.
- Dapat melakukan audit terhadap system ISO 9001:2008, dan melakukan tindakan perbaikan.
- Mampu melakukan peningkatan berkelanjutan (continual improvement)
Tahap 4 : Sertifikasi
Pada tahap ini konsultan akan mendampingi Perusahaan saat proses sertifikasi oleh Badan Sertifikasi. Konsultan akan memberikan bantuan teknis dalam melakukan perbaikan-perbaikan dari hasil assessment dokumen, prasertifikasi audit dan sertifikasi audit yang dilakukan oleh Badan Sertifikasi. (apabila diperlukan)
JANGKA WAKTU PROGRAM
Program Pelatihan, Konsultasi dan Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dijadwalkan selama 3 (tiga) bulan.
Pekerjaan kami dinyatakan selesai apabila:
PERUSAHAAN dinyatakan lulus dan berhak memperoleh Sertifikat ISO 9001:2008 dari Badan Sertifikasi Internasional.